Een blik achter de schermen van onze vaccinlogistiek: “Dit zijn de transporten van ons leven”

Een blik achter de schermen van onze vaccinlogistiek: “Dit zijn de transporten van ons leven”

Enkele maanden geleden verscheen ons rode logo op duizenden tv-schermen in Europa: H.Essers had de opdracht gekregen om de eerste coronavaccins van Pfizer over heel het continent te verdelen. Binnen een tijdspanne van vier uren leverden we die vaccins aan alle 29 landen. En dat op éénzelfde dag. Een mooie en historische primeur en bovenal het resultaat van een minutieuze voorbereiding. Maar wat komt daar allemaal bij kijken? We nemen een kijkje achter de schermen en polsen bij enkele medewerkers hoe zij deze vaccinlogistiek in goede banen hebben geleid. Olivia Spaas (Manager Operations LLP Pharma – Intramar), Niels van Berkum (Specialist Security Transport), Jean-Paul Claesen (Fleet Officer Pharma) en Patrick Op ’t Roodt (Transport Manager Pharma) delen hun ervaring graag.

Een grootschalig vaccinproject opzetten, dat is een groepsinspanning. Welke rol was er voor jouw team weggelegd?

Patrick: “Vanaf het prille begin van dit project heeft onze planningsafdeling de krijtlijnen van de vaccintransporten uitgetekend en de uitvoering overzien. We hebben bewust met een kleine groep mensen gewerkt, want juist door de complexiteit van de klantvraag moesten we kort op de bal kunnen spelen. We hebben de transportplanning volledig los van onze normale werking uitgevoerd, en dat met een Central Core-Team om de andere planningsteams niet te overbelasten.”

Olivia: “Intramar is een aparte entiteit binnen H.Essers waar de orders van farmaceutische klanten zoals Pfizer binnenkomen. Wij zorgen ervoor dat deze naar de juiste carrier worden gestuurd, samen met alle benodigde instructies voor het transport. Intramar heeft de leiding genomen over het operationele gedeelte van het vaccinproject en is het eerste aanspreekpunt voor Pfizer.”

Niels: “Voor het vaccinproject zorgden wij voor de invulling van de security-vereisten. Dat begon met het auditeren van geselecteerde carriers, maar had bijvoorbeeld ook betrekking op contact met de lokale politie in elk bestemmingsland om de veiligste routes te bepalen.”

Jean-Paul: “Ik sta in voor de dagelijkse werking van de Pharma-voertuigen en voor de training en planning van de chauffeurs in dit segment. Voor de vaccindistributie heeft ons team de voertuigen geselecteerd en de chauffeursgroep samengesteld.”

Een uniek project als dit gaat ongetwijfeld gepaard met de nodige uitdagingen. Hoe hebben jullie dit ervaren?

Olivia: “De deadlines waren krap en we wisten niet altijd zeker wat er mogelijk was. En dan was er nog de Brexit natuurlijk. Samen met Pfizer hebben we bepaald wat de transporteisen waren en hoe we zouden communiceren over de orders. De temperatuurbewaking van de transporten was natuurlijk een cruciaal onderdeel van de opdracht. Het vaccinproject bestond uit vier onderdelen: transport naar Europese landen en luchthavens, de Europese Launch op 26 december, de distributie naar Belgische en Luxemburgse ziekenhuizen, en reverse logistics (het terugsturen van lege softboxen en de temperatuurloggers die in de dozen zitten). Dit was op alle vlakken een uitdagend project, maar gelukkig was er een geweldig mooie samenwerking tussen de verschillende afdelingen van H.Essers. Onze teamleden hebben de klok rond gewerkt en zelfs de kerst- en vakantieplannen opzijgeschoven om de uitrol op wieltjes te laten lopen.”

Jean-Paul: “Een van de eisen van Pfizer was dat er in elk voertuig twee chauffeurs aanwezig zouden zijn, zowel voor de veiligheid als de continuïteit. Ook zouden de chauffeurs zowel ’s nachts als tijdens het weekend moeten rijden om tegemoet te komen aan de vluchtschema’s van de verschillende luchthavens. Alle chauffeurs moesten daarnaast nog een Aircago-certificaat behalen, want de vrachtwagen moet tot aan het vliegtuig worden gereden om de vaccins te lossen. En natuurlijk waren we ook verantwoordelijk voor de onberispelijke staat van onze vloot. Op bijkomende uitdagingen, zoals Brexit en de strenge coronacontroles aan de grens, hebben we onszelf en onze planning zoveel mogelijk voorbereid.”

Niels: “Onze prioriteit was het organiseren van de beveiligingsescortes. Hier was veel flexibiliteit voor nodig, want bij de minste wijziging in de productie- en leveringsplanning moesten we de veiligheidsplannen aanpassen. Dit maakte dat de start van het project erg druk was voor ons team. Daarnaast was er per transport en per land van bestemming specifieke documentatie nodig. Om te voorkomen dat er onderweg problemen of onduidelijkheden zouden zijn, hebben we een uitgebreid document gecreëerd voor iedere route, waarin duidelijk staat uitgelegd welke stappen elk transport moet doorlopen om aan alle vereisten te voldoen.”

Patrick: “Ons belangrijkste doel was om 100% kwaliteit en capaciteit te kunnen waarborgen. En daarnaast was het vanaf het begin erg duidelijk dat dit project voor heel veel media-aandacht zou zorgen, dus de druk was hoog. We hebben voor dit project totaal nieuwe procedures uitgeschreven, kernploegen getraind, de set-up van de Control Tower herbekeken en aangepast, onze crewcapaciteiten uitgebreid, Air -cargo-trainingen verzorgd voor onze chauffeurs … En dat alles op slechts enkele weken tijd. Maar falen was geen optie – we waren als team vastberaden om dit project te doen slagen. En het resultaat mocht er zijn: op 26 december leverden we de vaccins gelijktijdig in maar liefst 29 landen.”

Welke lessen hebben jij en je collega’s tot nu toe geleerd die jullie in de rest van het project kunnen gebruiken?

Niels: “Dat je beveiligingsescortes beter niet te vroeg aanvraagt. Als er dan nog wijzigingen plaatsvinden, heb je heel wat telefoontjes te plegen om alles weer in orde te maken.”

Jean-Paul: “Teamwork is nog steeds het sleutelwoord in deze wereldwijde onderneming. Het aantal mensen dat keihard werkt om de pandemie onder controle te krijgen is immens groot. Securitydiensten die als begeleiding meerijden, onze eigen Control Tower in Roemenië die elke Pharma-trailer monitort, onze Pharma-chauffeurs, onze magazijniers … Dat we vanuit Genk kunnen bijdragen aan de bestrijding van een virus dat de wereld in zijn greep houdt, is iets heel bijzonders.”

Patrick: “Ik heb geleerd dat er in de vaccinproductie steevast last-minute wijzigingen worden doorgevoerd. Dat zal wellicht zo blijven. De flexibiliteit waar H.Essers om bekend staat zal dus nodig blijven, zodat de supply chain van dit vaccin ook optimaal blijft verlopen.”

Olivia: “Inderdaad, flexibility is key. We hebben dat van het begin aangehouden als motto, en dat zal ook in de toekomst zo zijn.”

Waar ben je trots op?

Patrick: “Onze sterke band met Pfizer zorgde ervoor dat zij volledig op ons vertrouwden voor de levering van de vaccins over de weg. Dat zegt heel wat over onze relatie met deze klant.  Ik ben trots dat ik hier samen met mijn team verantwoordelijkheid voor heb mogen nemen. Een mooi kerstcadeau voor de wereld.”

Niels: “Tot op heden zijn alle transporten zonder veiligheidsproblemen verlopen. En dat is best bijzonder, gezien de veiligheidsrisico’s die ze met zich meebrengen. We zijn er samen voor gegaan en het is ons gelukt. Dat geeft een fantastisch gevoel.”

Olivia: “Die gelijktijdige levering, dat was een kippenvelmoment! Mooi om het werk van onze teams daar zo te zien samenkomen. Maar ook nu houden we een delivery performance van maar liefst 100% aan. Een knap staaltje werk, allemaal dankzij de vlotte samenwerking tussen de segmenten Pharma, High Value, General Cargo en LLP. En ook de IT-afdeling, niet te vergeten. Dit zijn de transporten van ons leven, daar twijfel ik niet aan.”

Jean-Paul: “We gingen heel graag in op het verzoek van EU-commissaris Von der Leyen om de vaccins gelijktijdig te leveren, maar ik had toen niet kunnen bedenken dat ik uiteindelijk persoonlijk de allereerste vaccins in België zou leveren. Dat was aan het UZ Leuven. Samen met directeur Joris Mertens werd ik hierover geïnterviewd en werden mijn woorden “wij brengen hoop” in de journaals van zowel VRT als VTM gebruikt. Een moment waar ik met trots aan terugdenk. We brachten ook echt hoop, en doen dat nog steeds. Samen.”