International Project Management Day: “Van de theorie naar de praktijk: mooi om te zien hoe alle puzzelstukken samenvallen door teamwork”

Vandaag, 3 november, is het International Project Management Day. Krappe doorlooptijden, complexe noden en hoge kwaliteitsvereisten vergen een doorgedreven projectmanagement op weg naar het gewenste eindresultaat. Project Engineer Katrien Machiels weet er alles van, en licht voor deze gelegenheid graag ‘haar’ project voor onze farmaklant Novartis toe. “Samen met een team van 12 collega’s zoek ik voortdurend naar manieren om de supply chain van onze klant te optimaliseren en hem maximaal te ontzorgen.”

Katrien Machiels werkt sinds september 2021 als Project Engineer bij H.Essers. “Senior Project Engineer Fons S’Jegers had op dat moment al de contouren uitgetekend voor het Novartis-project en de voorbereidingen voor de verschillende werkstromen (zoals IT, contracting, …) opgestart. Gezien de omvang en de uitdagingen die er bij kwamen kijken, sloot ik aan bij het team om voor de nodige ondersteuning te zorgen.”

Ieder project begint met een projectvraag: wat was de vraag van Novartis?

“Farmabedrijf Novartis was op zoek naar een betrouwbare partner om zijn 4PL-netwerk uit te bouwen. 4PL staat voor Fourth Party Logistics. Een 4PL-operator beheert de supply chain van een opdrachtgever en streeft ernaar deze voortdurend te optimaliseren. Hun vraag was tweeledig. In een eerste fase wilden ze een groot deel van hun wegvervoer aan ons toevertrouwen, waarbij wij op ieder moment voor een passende transportoplossing, via H.Essers of via een andere carrier, zouden zorgen. En dit voor eindbestemmingen over heel Europa, in CIS-landen als Oezebekistan, maar ook in Iran en Turkije bijvoorbeeld. De orders voor het wegvervoer zijn afkomstig vanuit 17 verschillende sites van Novartis.”

“In een tweede fase zocht Novartis ook naar een oplossing voor het transport over zee. Het bedrijf had nood aan een partner die verzendingen optimaal kan consolideren voor transport over heel de wereld. Vanuit hun sites brengen we vandaag de goederen samen in ons Genkse farma crossdock. Zo kunnen we de containers optimaal vullen om van daaruit het vervoer over heel de wereld en in samenwerking met verschillende carriers te organiseren en op te volgen.”

Wat waren de grote uitdagingen om dit project op te zetten?

“Ik denk dat Fons van tevoren een zeer sterke blauwdruk had uitgewerkt. Deze vormde een sterke leidraad om de theorie naar de praktijk om te zetten. Maar zoals bij ieder project botsten we ook hier op de nodige uitdagingen. Ik denk bijvoorbeeld aan de IT-interface die we moesten opzetten om orders rechtstreeks bij H.Essers te ontvangen en te kunnen verwerken. De updates over verzendingen die we aan hun systeem moesten kunnen versturen. En de workflow die we in één proces wilden gieten, ondanks het feit dat iedere site zijn eigen werking heeft. Zo’n grote verandering vraagt natuurlijk tijd en kan enkel slagen met de ondersteuning van alle stakeholders. Vandaag streven we in nauwe samenwerking nog steeds naar hét ideale proces, al hebben we al een hele weg afgelegd. Dat is precies ook de waarde van de rol die we als LLP opnemen: we zijn een partner die voortdurend en proactief zoekt naar manieren om de flow te optimaliseren. Daarbij houden we de vinger aan de pols om mee te evolueren met de noden van de klant.”

“Maar je merkt het al aan de verschillende uitdagingen: die vragen om een uiteenlopende expertise. Daarom gingen we met de verschillende stakeholders en afdelingen van beide bedrijven in workshops aan de slag om stap voor stap de noden te ontleden én naar een oplossing toe te werken. Ik vind het net boeiend om met al die partners rond de tafel te gaan zitten en een coördinerende rol op te nemen. Het is mooi om dan alle puzzelstukken te zien samenvalen door het teamwork dat je verricht.”

Onlangs opende H.Essers een gloednieuw crossdock. Heeft dit invloed op het project?

“Het nieuwe crossdock kwam er precies op het goede moment. Zo breiden we op dit moment de volumes voor het transport over zee verder uit. Het huidige aantal verzendingen zal de komende tijd verdubbelen van 1.500 naar meer dan 3.000 per jaar. Daar hebben we ook alle mogelijkheden voor, gezien de oppervlakte van het nieuwe farmacrossdock. Dat maakt dat we de verzendingen nog beter kunnen optimaliseren. Daarnaast zetten we ook nog een aantal bijkomende bestemmingen op. Ook dat helpt om nog beter te consolideren vanuit Genk om containers zo optimaal mogelijk te verzenden. Die consolidatie is niet alleen op het vlak van kosten en duur efficiënter, maar is ook duurzamer. Bovendien voorzag H.Essers ook in een uitbreiding van de temperatuurgecontroleerde overslagmogelijkheden tussen 2 en 8°C. Dat komt zeker van pas voor deze klant. Opties te over dus om de supply chain van onze klant ook in de toekomst verder te blijven verbeteren.”

Graag meer weten over onze projecten en wat wij voor het jouwe zouden kunnen betekenen? Neem dan contact op met Tom Gielen, Director Strategic Transformation (tom.gielen@essers.com)