~ 40.000 agenten strak in het pak dankzij H.Essers ~
H.Essers levert volledig geïntegreerde oplossing aan de Federale Politie
Het beheer van alle politie-uniformen is een staaltje van innoverende complexe logistiek. Dankzij een geïntegreerd beheersplatform kunnen logistieke verantwoordelijken van de politie ervoor zorgen dat 40.000 agenten van de lokale en federale politie voorzien worden van hun basisuitrusting. Niet alleen hemden, broeken en rokken, maar evenzeer hoofddeksels, schoenen, gepersonaliseerde naamplaatjes, ceremoniële kledij en op maat gemaakte uniformen zijn opgenomen in het systeem.
H.Essers is er in geslaagd om een volledig geïntegreerd modulair systeem op te leveren dat gemakkelijk toegankelijk is voor alle verschillende stakeholders. Naast magazijnbeheer-, voorraadbeheer-, bestel- en betaalapplicaties biedt het systeem ook een eenvoudig te gebruiken Business Intelligence tracerings- en rapporteringsgedeelte.
Sinds april 2011 is Hessenatie Logistics overgenomen door H.Essers. Hierdoor profileert de groep zich nog meer als aanbieder van volledig geïntegreerde logistieke oplossingen. In 2003 heeft Hessenatie Logistics, nu H.Essers, ervoor gekozen te evolueren van standaard magazijnbeheerder naar een extended supply chain partner.
Uitdagend project
De Federale Politie schreef in 2009 een openbare aanbesteding uit. Centrale uitdaging hierin bestond in een volledig geïntegreerd systeem. Orders worden geplaatst op twee manieren: ofwel via een online webshop, ofwel vanuit een winkel in Brussel. Agenten die dat wensen kunnen immers in dat winkelpunt gaan passen en daar hun bestelling doorgeven. Iedereen binnen de Federale Politie beschikt over virtueel geld om daarmee voldoende kleding (bij) te bestellen. Door de integratie van de systemen wordt, bij het plaatsen van een order, in real time het krediet-saldo automatisch aangepast. Het ganse verdere orcerproces gebeurt via hetzelfde platform: de picking en packing, de order konsolidatie, de distributie, de retourenbehandeling, de orders voor maatwerk naar de leveranciers, het verzenden van materialen voor maatwerk, enz. En bovendien gebeurt ook het ganse voorraadbeheer en de forecasting op ditzelfde platform. De complexiteit van deze opdracht lag bijgevolg vooral in:
• Het coördineren van de verschillende stromen van de goederen. In totaal worden meer dan 40 verschillende flows ondersteund. Elk met hun specifieke processen.
• De verschillende leverpunten: aan individuele agenten enerzijds en 2x per week aan de shop in Brussel anderzijds.
• De verschillende betalingswijzen: via het puntensysteem aan de individuele klant, via facturatie naar de politiezones van de lokale politie en via bancontact in uitzonderlijke gevallen.
• Het samenwerkingsverband: zowel de adminstratie van de Federale Politie, als de bedienden van de logistieke dienstverlener, werken simultaan op hetzelfde platform.
Om dit plan de beste technologische ondersteuning te bieden, werd gekozen voor Microsoft Dynamics AX. Het resultaat is een volledig geïntegreerd systeem met ERP-, WMS- (Warehouse Management Systeem) en TMS (Transport Management Systeem) functionaliteiten dat toelaat om snel en modulair te schakelen tussen de verschillende aangeboden diensten.
In de praktijk
Het beheersplatform is intussen 1 jaar operationeel, en is een illustratief bewijs van hoe een logistieke keten vandaag kan beheerd worden, met maximale aandacht voor transparantie en integratie. Integratie van de verschillende processen in de logistieke keten.
Integratie ook in de zin van real time databeheer.
Maar ook integratie als samenwerkingsverband tussen dienstverlener en opdrachtgever.
“Sinds februari 2011 kunnen de logistieke verantwoordelijken van de Federale Politie via een eenvoudige online webshop module de bestellingen voor de 40.000 agenten doorgeven. Om zich het systeem volledig eigen te maken, beschikken ze over een e-learning module alsook een klassieke handleiding. Mochten er zich alsnog problemen voordoen, kan men steeds terecht bij het Contact Center van H.Essers,” verklaart Leen Houpeline, Account Manager bij H.Essers.
In de module zijn zowel standaardmaten alsook buitenmaten voor de verschillende uniformstukken opgenomen. Voor deze laatste bestellingen wordt een speciale maatname-fiche opgemaakt, die op eenvoudige wijze aan de bestelling gekoppeld wordt. Zo gaat deze mee doorheen het volledige besteltraject en kan ze op het einde bewaard worden voor toekomstig gebruik.
Ook in de shop te Brussel kunnen de klanten vlot bediend worden dankzij een geïntegreerde kassamodule in het ERP-systeem. De kassa is zeer gemakkelijk te bedienen door middel van touchscreens en een beperkt aantal menu’s. Doordat dit systeem rechtstreeks in verbinding staat met het ERP-platform is een doorgedreven voorraadplanning mogelijk.
Results Realized
Het platform ondersteunt een brede waaier aan logistieke- en magazijnprocessen en de logistieke stromen kunnen over verschillende klanten heen geoptimaliseerd worden.
De integratie van de logistieke processen van de Federale Politie in dit platform zorgt in eerste instantie voor een goede service aan de agenten. Het consolidatieproces drukt de transportkosten, logistieke verantwoordelijken kunnen de uitvoering van de orders, retours en puntenenveloppe van de agenten beter opvolgen en meer dan 10.000 kledingstukken in buitenmaat en naamplaatjes kunnen individueel via scanning gecrossdockt worden.
“Wat de Federale Politie overtuigd heeft? In de eerste plaats dat we ons geëngageerd hebben om het gehele project te realiseren binnen de korte doorlooptijd van 14 maanden. En dit is ons ook gelukt! Tweede belangrijke reden is dat ons geïntegreerd logistiek beheersplatform reeds bewezen heeft vergelijkbare complexe processen naadloos te beheren. Voor de Federale Politie zijn we er samen in geslaagd een 40-tal individuele logistieke stromen naadloos te integreren en bepaalde nieuwe functionaliteiten op maat te ontwikkelen,” aldus Leen Houpeline, Account manager bij H.Essers.
